São Paulo, mayo de 2024 – La Transformación Digital impregna muchos aspectos de nuestra vida diaria. Desde las tareas más simples hasta las más complejas, la digitalización da forma a la forma en que vivimos, trabajamos y nos relacionamos. En el mundo empresarial no es diferente. La tecnología juega un papel crucial, automatizando procesos, centralizando la información y facilitando la gestión de recursos.

En este escenario, SAP, líder mundial en sistemas de gestión empresarial, no se queda atrás. En constante evolución, integra tecnologías como la inteligencia artificial y el IoT para ofrecer cada vez más innovación. Sin embargo, para aprovechar plenamente estas capacidades, es esencial una preparación adecuada del usuario. Un estudio de SAP demostró que S/4HANA, la nueva versión del software, puede reducir el tiempo de trabajo relacionado con el sistema hasta en 70%, además de reducir la tasa de error casi a cero y aumentar la productividad de los empleados en 44%.

La importancia de la formación de los empleados

Tiago Henrique Feltrin, director de Tecnología y Digital de Hypera Pharma, dice que una de las principales preocupaciones de la organización en materia de migración era la adaptación de los empleados. Por ello, la migración se está realizando de forma paulatina para que todos puedan disfrutar de las ventajas. “Un entorno más tecnológico es beneficioso para los empleados, ya que proporciona un mejor rendimiento. La nueva herramienta nos permite, por ejemplo, centralizar procesos y abre espacio para actualizar nuestra propia cultura. Pero es importante tener en cuenta el proceso de adaptación de los empleados, quienes deben capacitarse para este cambio, además de traer estas actualizaciones a nuestra cultura organizacional”, destaca el director.

Paulo Secco, CEO y fundador de Mignow, líder del mercado en actualizaciones de SAP que llevó a cabo la migración a Hypera Pharma, comenta sobre el desarrollo de Miglearning. Esta herramienta fue creada para capacitar a los empleados en el uso de SAP. “Miglearning nació de la necesidad educativa. Estamos comprometidos a garantizar que los empleados aprovechen al máximo los recursos que ofrece SAP. La herramienta no sólo permite a los usuarios utilizar el sistema de manera más eficiente, sino que también agrega valor a la entrega final al cliente, brindando una organización más preparada y competitiva”, destaca Secco.

Beneficios de SAP para la Organización

En su nuevo sistema, SAP proporciona un análisis rápido y claro de indicadores como el tiempo de procesamiento de pedidos y la coherencia entre facturas y pedidos. Además, el proceso de aprobación de documentos ahora se puede realizar a través de una aplicación, lo que facilita la operación. La migración a S/4HANA representa una oportunidad para optimizar los procesos internos y alinearse con las demandas del mercado.

Sin embargo, esta transición a menudo enfrenta desafíos, especialmente cuando se trata de que los empleados se adapten a nuevas interfaces y funcionalidades. Según SAP, el uso de un nuevo sistema puede provocar una caída de hasta 20% en la eficiencia de producción, debido a problemas de los usuarios con el software, lo que resalta la necesidad de capacitación.

Retos y Soluciones en la Formación

Los usuarios pueden necesitar adaptaciones a Fiori, la nueva interfaz y módulos S/4HANA, debido a la complejidad y constante evolución del software. “Un empleado acostumbrado a SAP GUI, de ECC, se da cuenta de la necesidad de actualizar sus conocimientos frente a Fiori, sintiéndose desafiado por las diferencias y motivado para explorar nuevas funcionalidades”, explica Marcel Nakazawa, responsable del COE de Mignow y creador del proyecto. .

Para abordar este desafío, Miglearning ofrece materiales de apoyo actualizados periódicamente, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios e interpretar la información de forma eficaz. Esto ayuda con pasos importantes, como ejecutar informes para evaluar las inconsistencias y su contexto. Además, la herramienta ofrece una guía paso a paso para diferentes tipos de situaciones, no solo en la etapa de conversión, sino también durante todo el proceso de uso de SAP. “Miglearning actúa como guía para los usuarios, ayudándoles a contextualizar los cambios e interpretar la información de forma independiente”, concluye el experto.

La necesidad de mantenerse actualizado

Vale la pena señalar que permanecer en el antiguo sistema implica la pérdida de recursos valiosos. SAP centra sus esfuerzos en mejorar nuevas funcionalidades, como los informes de indicadores CA, en tecnologías como Fiori o SAQ, en lugar de sus informes heredados. Estar actualizado permite absorber nuevas tareas que se pueden realizar de forma simplificada a través del software.

Paulo Secco destaca las actualizaciones que se realizaron a los informes de Fiori en la última versión lanzada en noviembre de 2023. Destaca que era común acceder a tres informes en SAP Gui, mientras que un solo informe en Fiori proporciona la misma información. Además, destaca la mejora gráfica de los informes, permitiendo la creación de gráficos circulares o de columnas, algo que antes no era posible.

Preparación y Competitividad

Al invertir en la formación de los empleados y adoptar herramientas como Miglearning, las organizaciones pueden afrontar los retos de la Transformación Digital con confianza y garantizar un futuro competitivo y sostenible. La educación continua y la familiarización con las innovaciones tecnológicas no solo aumentan la eficiencia de los procesos internos, sino que también preparan a la fuerza laboral para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.

Las organizaciones que se dedican a capacitar a sus empleados en el uso de SAP se aseguran de que cada miembro del equipo esté bien equipado para utilizar las herramientas y funcionalidades del sistema de manera efectiva. Esto, a su vez, aumenta la productividad general y la calidad de las operaciones, proporcionando un entorno de trabajo más colaborativo y dinámico.

Historias de éxito e impacto real

La efectividad del software ha sido probada en grandes proyectos con empresas como Votorantim, Localiza y Pague Menos, además de realizar la migración más rápida del mundo en sólo 18 días para la constructora RFM. "La IA de Mignow identifica errores y fallas en el sistema del cliente y propone soluciones automáticas, lo que reduce drásticamente el tiempo del proyecto", explica Nakazawa. Además, el software realiza la conversión de Códigos Personalizados de forma automatizada, con la posibilidad de reducir la intervención manual a tan solo 1% o hasta 0,5%.

Innovaciones futuras y el papel de Mignow

El ejecutivo también destaca el uso de otras API de OpenAI para crear un recurso pionero y exclusivo de Mignow que extrae, revisa y corrige códigos de forma autónoma, optimizando aún más los recursos. Mignow no se limita al uso de GPT Chat. MigMentor, una herramienta en desarrollo que utilizará Chat GPT para brindar información sobre procesos internos y términos técnicos, tanto al equipo como a los clientes. “Esto pone de relieve el compromiso de Mignow de permanecer a la vanguardia de la Transformación Digital, explorando las nuevas tecnologías y recursos que aparecen en el mercado”, concluye Nakazawa.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puede beneficiar a mi organización la formación de los empleados en el uso de SAP? Formar a los empleados en el uso de SAP puede aumentar la productividad, reducir errores y optimizar los procesos internos. Esto permite a la organización adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mantener la competitividad.

¿Cuáles son los principales desafíos al migrar a SAP S/4HANA? Los principales desafíos incluyen la adaptación de los empleados a nuevas interfaces y funcionalidades, además de la complejidad del proceso de migración. La formación y herramientas como Miglearning pueden ayudar a superar estos desafíos.

¿Qué es Miglearning y cómo ayuda a formar a los empleados? Miglearning es una herramienta desarrollada por Mignow para formar a los empleados en el uso de SAP. Ofrece materiales de apoyo actualizados periódicamente y ayuda a los usuarios a interpretar la información de forma eficaz, aumentando la eficiencia y la independencia.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar la nueva interfaz SAP S/4HANA Fiori? La nueva interfaz Fiori de SAP S/4HANA ofrece una experiencia de usuario más intuitiva y visualmente agradable. Permite la centralización de procesos, la creación de gráficos interactivos y la realización de tareas de forma más simplificada.

¿Cómo utiliza Mignow la inteligencia artificial para optimizar la migración a SAP S/4HANA? Mignow utiliza inteligencia artificial para identificar errores y fallos en el sistema del cliente y proponer soluciones automáticas. Esto reduce el tiempo de migración y la necesidad de intervención manual, aumentando la eficiencia del proceso.

¿Por qué es importante mantener actualizados los sistemas SAP? Mantener los sistemas SAP actualizados es crucial para garantizar el acceso a las últimas innovaciones tecnológicas, optimizaciones de procesos y soporte continuo. Esto permite que la organización siga siendo competitiva y alineada con las mejores prácticas del mercado.

Conclusión

Formar a los empleados en el uso de SAP es fundamental para que las organizaciones maximicen los beneficios de las innovaciones tecnológicas y optimicen sus procesos internos. Herramientas como Miglearning son esenciales para garantizar que los usuarios estén bien preparados para utilizar las nuevas funciones del sistema de manera eficiente y efectiva. Al invertir en la formación de sus empleados, las empresas no sólo aumentan la productividad y reducen los errores, sino que también garantizan un futuro competitivo y sostenible.

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Transformando procesos internos:
Beneficios de capacitar a los empleados en el uso de
SAP para la organización

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